Hướng dẫn sử dụng Webship

Giới thiệu về Webship InXpress

WebShip InXpress là cổng thông tin vận chuyển độc đáo của InXpress, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.

Đăng nhập

Để vào trang Webship, bạn vào link sau đây: webship.inxpress.com.vn
Sau đó đăng nhập với User và Password (được cung cấp bởi InXpress)

1. Cách tạo Air Waybill bằng Webship InXpress

Sau khi đăng nhập thành công vào Webship InXpress bạn sẽ nhìn thấy giao diện như sau:

1. Sender Address: thông tin mặc định của chủ tài khoản Webship, người gửi.
2. Recipient Information: thông tin địa chỉ của người nhận, cần nhập đầy đủ thông tin vào những ô bắt buộc (những ô có dấu *)

• Company: tên công ty
• Phone: số điện thoại liên hệ
• Contact Name: tên người liên hệ
• Email Address: địa chỉ email
• Country: quốc gia gửi đến
• Address: địa chỉ
• Save to Address Book: nhấp vào đây để lưu lại nếu như địa chỉ này lần đầu gửi
• City: tên thành phố
• Postal Code: mã bưu cục
• State/Provice: bang, tỉnh thành

Lưu ý: Đối những địa chỉ ở China sẽ được chia làm 2 khu vực:

• China I: thuộc zone 2, bao gồm 8 tỉnh có sẵn trong danh sách chọn, và
• China II: thuộc zone 5, chọn là Other. 

3. Package and Shipment Details: nhập thông tin chi tiết hàng gửi

• Shipping Date: ngày gửi
• Carrier: mặc định dịch vụ DHL
• Service Type: mặc định DHL Express Worldwide
• Package Type: chọn loại kiện hàng (chọn DHL Express Envelope: đối với gửi dạng phong bì, chọn Other DHL Packing: đối với gửi hàng hóa)
• Contents: gửi thư chọn Documents, gửi hàng chọn Parcel
• Weight: nhập khối lượng, đối với gửi thư bình thường nhập 0.5
• Dimension: nhập kích cỡ dài, rộng, cao (không yêu cầu đối với trường hợp gửi thư) Cách tính khối lượng thể tích
• Shipment Value: nhập vào giá trị (nhập vào $0 hoặc $1 đối với trường hợp gửi thư)
• Add Piece: thêm kiện hàng

Có 2 dạng AWB, dạng gửi chứng từ và dạng gửi hàng hóa, bạn có thể nhận biết hai dạng này bằng cách nhìn vào tiêu đề đầu của AWB:

1.1. Cách tạo Air Waybill đối với gửi chứng từ (Documents)

Khi gửi chứng từ, ở mục Package and Shipment Details, phần Contents bạn chọn là Documents, nhập trọng lượng 0.5 vào ô Weight, nhập 0 hoặc 1 vào ô Shipment Value
Nhấp vào nút Quote nếu như bạn muốn xem trước giá.
Nhấp Continue Booking để tiếp tục




Ở bước tiếp theo này bạn sẽ tiến hành đặt lịch để cho DHL đến nhận thư, phần Collection Details điền các thông tin sau:

• Option: Chọn dòng “Book this collection now” để đặt lịch nhận.
• Điền đầy đủ các thông tin: tên công ty, tên người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại.
• Ở mục Ready Time, bạn lưu ý giờ sớm nhất là 9h30 sáng, nếu đặt trước giờ đó thì hệ thống sẽ không tạo được số Collection và DHL sẽ không nhận được thông tin để đến nhận thư. Giữa Ready Time và Close Time cách nhau ít nhất là 1 tiếng.

Lưu ý:
+ Nếu trong 1 ngày bạn có từ 2 thư trở lên thì chỉ cần đặt lịch nhận cho 1 thư, những thư kia ở bước này ngay chổ Option bạn chọn dòng: I already have a collection scheduled
+ Nếu địa chỉ nhận thư ở các tỉnh thì không cần phải book lịch nhận, bạn chọn dòng I am going to drop off my package(s), sau đó gọi điện cho Sales InXpress hoặc tổng đài hỗ trợ DHL 1800 1530 để được hỗ trợ pickup
Sau khi hoàn tất thì bấm nút Ship
Sau đó nhấp vào View Waybill để in AWB
Bấm OK
Sau đó in ra 1 bản kèm vào bên ngoài túi thư (file có 2 trang)

1.2. Cách tạo Air Waybill đối với gửi hàng hóa (Parcel)

Khi tạo AWB đối với dạng gửi hàng, bạn lưu ý điền thêm mã số thuế vào ô GST ID trong phần Sender Address
Ở mục Package and Shipment Details, phần Contents bạn chọn là Parcel, nhập trọng lượng vào ô Weight, nhập dài, rộng, cao vào ô Dimension, nhập giá trị kiện hàng vào ô Shipment Value
Nhấp vào nút Quote nếu như bạn muốn xem trước giá.
Nhấp Continue Booking để tiếp tục






Khác với cách tạo AWB gửi chứng từ, ở bước tiếp theo sẽ có thêm phần cần lưu ý đó là: Additional Detail

• Content Description: nhập vào mô tả ngắn về nội dung hàng gửi
• Commercial Invoice: nhấp vào chọn dòng Help me generate a Comercial Invoice

Sau đó nhập thông tin vào để tạo Invoice:

Nếu cần tạo thêm Packing List thì ở phần Packing List nhấp vào chọn dòng Help me generate a Packing List

Sau khi nhập thông tin xong thì bắt đầu đặt lịch nhận tương tự như book gửi chứng từ.

Bấm Ship để hoàn tất

Đối với gửi hàng, ngoài việc in AWB thì bạn cần in thêm 03 bản Invoice (và 03 bản Packing List nếu cần) để kèm theo hàng.

Nhớ ký tên và ghi ngày tháng vào phía dưới Invoice/Packing List

2. Address Book: danh bạ địa chỉ trên Webship InXpress

Với chức năng lưu danh sách địa chỉ  trên Webship InXpress thì bạn không cần phải lo lắng việc nhập đi nhập lại nhiều lần 1 địa chỉ, bạn chỉ cần nhập đúng – chính xác lần đầu và lưu vào danh bạ bằng cách bấm vào nút Add

Nhập thông tin địa chỉ gửi thư/hàng hóa, sau đó bấm Save

Sau khi Save thành công, bạn nhấp vào địa chỉ vừa nhập sẽ xuất hiện một số nút tác vụ:

• Edit: chinh sửa lại địa chỉ
• Remove: xóa địa chỉ
• Ship To: tiến hành gửi theo địa chỉ này.

3. History: nhật ký gửi trên Webship InXpress

Chức năng History giúp bạn quản lý, theo dõi các shipment đã book trên hệ thống Webship InXpress.
Đầu tiên bạn cần nhấp chuột vào dòng cần thao tác, sẽ xuất hiện một số nút chức năng sau:

• Re-Ship Same Package: book lại với địa chỉ và thông tin giống nhau
• View Details: xem chi tiết thông tin người gửi, người nhận
• View Airbill: xem và in lại AWB
• Thermal Label: AWB dạng nhãn (cỡ nhỏ)
• View Commercial Invoice: xem và in Invoice
• View Packing List: xem và in Packing List
• Send Airbill: gửi AWB
• Schedule Collection: đặt lịch nhận
• Modify Schedule Collection: sửa lại lịch nhận
• Cancel Collection: hủy lịch nhận
• Track: kiểm tra đường đi của thư
• Void: hủy booking

4. Settings: đặt lại mật khẩu đăng nhập Webship InXpress

Để đặt lại mật khẩu, bạn vào phần Settings/ Change Password

Để được hỗ trợ cụ thể về chuyển phát nhanh DHL, Quý khách vui lòng liên hệ:
Số điện thoại: 0710.3737.381 | 0909.298739 (Viber + Zalo)
Skype: maitanloi209
Email: loi.mai@inxpress.com

Kiểm tra vùng sâu vùng xa DHL

Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế DHL, vùng sâu vùng xa được định nghĩa: là đảo và vùng cao nguyên, hoặc nơi có mã bưu cục/ mã vùng khó phục vụ hoặc những vùng ngoại ô, thị trấn xa xôi không thể tiếp cận hoặc không được phục vụ thường xuyên.
Phụ phí được áp dụng cho mỗi chuyến hàng khi địa điểm giao hàng hoặc nhận hàng tại vùng sâu vùng xa được tính phí như sau: 500,000.00 VND hoặc 8,400.00 VND/kg nếu cao hơn.

Cách kiểm tra vùng sâu vùng xa DHL

Để kiểm tra một địa chỉ có thuộc vùng sâu vùng xa DHL hay không thì cần postcode hoặc kiểm tra dựa vào tên thành phố.
Đầu tiên bạn truy cập vào địa chỉ sau: raslist.dhl.com
– Sau đó nhấp vào liên kết: Remote Areas
– Tiếp theo bạn chọn tên quốc gia, postcode hoặc tên thành phố vào. Lưu ý chỉ nhập hoặc postcode hoặc tên thành phố.
– Bấm OK bên góc phải để kiểm tra
Nếu kết quả trả về là dòng thông báo:

The location you have selected is not a remote area or is not a valid selection.

Có nghĩa là địa chỉ không thuộc vùng sâu vùng xa.
Nếu kết quả tương tự như hình dưới thì địa chỉ thuộc khu vực vùng sâu vùng xa DHL

Kiểm tra postcode

Trường hợp bạn không có postcode thì có thể vào trang dct.dhl.com để tra.
– Destination Country: bạn nhập tên nước.
– Destination City: bạn nhập một vài chữ cái đầu rồi chọn tên thành phố tương ứng trong danh sách hiện ra.







Sau khi có postcode chính xác rồi, bạn vào lại trang raslist.dhl.com kiểm tra vùng sâu vùng xa DHL.
* Note: trường hợp sau khi chọn tên quốc gia xong thì ô Destination Zip code ẩn đi có nghĩa là quốc gia đó không sử dụng postcode, bạn chỉ có thể tra vùng sâu vùng xa DHL bằng tên thành phố.

Để được hỗ trợ cụ thể về chuyển phát nhanh DHL, Quý khách vui lòng liên hệ:
Số điện thoại: 0710.3737.381 | 0909.298739 (Viber + Zalo)
Skype: maitanloi209
Email: loi.mai@inxpress.com